Digitale Betriebsprüfung: Das müssen Sie dazu wissen!

Im Gespräch mit Daniel Taborek und Sebastian Sauerborn

Die Folge ist auch auf allen gängigen Podcast Plattformen zu finden:

Die technische und digitale Entwicklung macht auch vor den Steuerbehörden nicht halt. Dies bekommen Unternehmer spätestens dann zu spüren, wenn eine digitale Betriebsprüfung ins Haus steht.

Eine neue Software hat dahingehend in diesem Jahr einige Änderungen mit sich gebracht. Wir verraten, worauf sich Unternehmer nun bei einer Prüfung einstellen müssen.

Mitwirkungspflichten von Steuerpflichtigen bei einer Betriebsprüfung

Steht eine Betriebsprüfung ins Haus, haben Steuerpflichtige Mitwirkungspflichten. Diese haben sich bereits mit der Einführung der „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)" erweitert. Die im Jahr 2015 eingeführten GoBD, die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff löste die GDPdU ab. An der Mitwirkungspflicht hat sich dabei jedoch nichts geändert.

Unternehmer müssen demnach jederzeit mit einer digitalen Betriebsprüfung rechnen und sollten sich ihrer Pflichten und Rechte in diesem Zusammenhang bewusst sein. Neu ist, dass speziell für die Kassennachschau frisch eine aktualisierte Software auf den Markt gekommen ist. Die neue Software namens AmadeusVerify löst die alte Software IDEA also ab. Was Unternehmer mit der neuen Software erwartet und was Sie hinsichtlich der digitalen Betriebsprüfung unbedingt wissen sollten, verrät Daniel Taborek im Podcast auf Perspektive Ausland.

Datenzugriff digital ermöglichen

Die digitale Betriebsprüfung ist keine neue Erfindung des Finanzamts. Bereits seit dem Jahr 2002 müssen Unternehmen steuerrelevante, digitale Unterlagen wie Bilanzen, Rechnungen oder Belege so archivieren, dass sie dem Finanzamt auch digital zur Verfügung gestellt werden können.

Die digitale Betriebsprüfung ist also nichts anderes als eine Betriebsprüfung, bei der elektronisch auf die steuerrelevanten Daten des Unternehmens zugegriffen wird.

Digitale Betriebsprüfung in Form der Kassennachschau

Speziell für die Kassennachschau gibt es nun jedoch eine neue Software, die die digitale Betriebsprüfung noch einfacher machen soll. Im Fokus steht dabei insbesondere die Frage nach der Bargeldverwendung. Dabei erfolgt der Datenzugriff theoretisch ganz einfach über die zertifizierten Kassensysteme, die seit dem 1. Januar 2023 Pflicht sind.

Seit diesem Stichtag müssen sämtliche elektronische Registrierkassen mit der technischen Sicherheitseinrichtung TSE ausgestattet sein. Diese garantiert, dass Transaktionen so erfasst werden, dass sie später nicht mehr verändert werden können. Diese gesicherten Daten können bei Betriebsprüfungen als sogenannte TAR-Files ausgelesen und geprüft werden.

Daten und Übermittlungen eines Unternehmens lückenlos prüfbar?

Für Betriebsprüfungen durch die Finanzverwaltung sind diese technischen Änderungen aber nicht nur zum Zeitpunkt des Datenzugriffs interessant. Die Finanzbehörden können damit auch untersuchen, ob es zu Unregelmäßigkeiten gekommen sein könnte, wenn es TSE-Ausfälle gab.

Diese kann durchaus vorkommen, allerdings kann die Steuerprüfung ermitteln, ob die für die Ausfallzeit angegebenen Transaktionen mit den zu erwartenden Einnahmen übereinstimmen. Stellt der Betriebsprüfer dahingehend Unregelmäßigkeiten fest, kann er die Einnahmen des Steuerpflichtigen schätzen.

Das heißt, findet eine digitale Betriebsprüfung statt und der Betriebsprüfer sieht in der Buchhaltung und in den Kassenaufzeichnungen ungewöhnlich geringe Einnahmen, kann der eine Umsatz-Nachschätzung vornehmen. Diese kann sogar für mehrere Jahre vorgenommen werden.

Diese Vorteile hat die digitale Betriebsprüfung für den Steuerpflichtigen

So strikt die Anforderungen und Maßnahmen auch klingen mögen, eine digitale Betriebsprüfung und die technischen Möglichkeiten bringen nicht nur Nachteile für Unternehmen mit sich. Sie können durchaus auch Vorteile haben.

Dazu zählt, dass Belege nun auch digital aufbewahrt werden dürfen. Eine Aufbewahrungspflicht in Form von Papierbelegen entfällt somit. Das heißt, wenn ein Unternehmer beispielsweise im Ausland unterwegs oder im Inland auf Geschäftsreise ist, kann er seine Reisekostenbelege einfach per Smartphone abfotografieren und in dieser Form aufbewahren. Einzige Voraussetzung ist, dass im Fall einer digitalen Betriebsprüfung der Zugriff auf diese Datensätze garantiert werden kann.

Die digitale Betriebsprüfung hat unter anderem zum Ziel, die Prüfung zu beschleunigen und zu vereinfachen. Auch dies kommt letztlich den Steuerpflichtigen zugute, denn je schneller der Abschluss der digitalen Betriebsprüfung möglich ist, desto weniger Zeit, Nerven und Ressourcen beansprucht diese auch auf Seiten des Unternehmens.

Welche Zugriffsrecht hat der Prüfer?

Die Zugriffsrechte von Betriebsprüfern umfassen den Zugriff auf alle Dokumente, die zur Anbahnung, Abwicklung oder Rückgängigmachung von Geschäftsprozessen dienen, die in steuerlicher Hinsicht relevant sind. Dies umfasst sowohl Dokumente in Papierform als auch solche in elektronischer Form.

Der unmittelbare Zugriff auf Unternehmensdaten durch den Betriebsprüfer

Der Betriebsprüfer hat zunächst einmal das Recht, unmittelbar auf steuerrelevante Daten zuzugreifen, sei es über EDV-Systeme oder auf das Buchhaltungsprogramm eines Unternehmens. Das heißt, er darf beispielsweise auch den Zugang auf das E-Mail-Programm verlangen, beispielsweise um die Rückgängigmachung eines Auftrages zu prüfen.

Der mittelbare Zugriff ist eine weitere Zugriffsart, die dem Betriebsprüfer zusteht. Dabei greift er also nicht selbst auf die Daten im System zu, sondern kann die Auswertung beziehungsweise den Zugriff vom Steuerpflichtigen selbst verlangen. Hierzu kann allerdings auch ein Dritter, beispielsweise ein Mitarbeiter des Unternehmens, berechtigt werden.

Das dritte Zugriffsrecht bzw. die dritte Zugriffsmöglichkeit, die der Betriebsprüfer im Rahmen der digitalen Betriebsprüfung hat, ist die Datenträger-Überlassung. Das heißt, die für die Steuerprüfung relevanten Daten werden auf einen Datenträger gespielt und dem Prüfer überlassen.

Tipps zur digitalen Betriebsprüfung

Einer digitalen Betriebsprüfung können Unternehmer nicht entgehen, allerdings gibt es einige Tipps, die Ihnen helfen, das Beste daraus zu machen. So können Sie zwar beispielsweise nicht die Zugriffsrechte des Prüfers beschneiden, Sie sollten ihm aber auch nur Zugriff auf die Unternehmensdaten geben, die wirklich zu den steuerrelevanten Daten zählen.

So können Sie beispielsweise Ihre E-Mails entsprechend archivieren und den Zugriff des Prüfers, sollte er das E-Mail-Programm einsehen wollen, entsprechend beschränken.

Es gilt also, die EDV-Systeme so vorzubereiten, dass sie zum Zeitpunkt eines Datenzugriffs nicht mehr Informationen preisgeben als gewünscht. Hintergrund ist, dass der Betriebsprüfer das Recht hat, Zufallsfunde für die Prüfung zu verwenden.

Sollte es zu Schätzungen des Umsatzes (und damit der Umsatzsteuer) kommen, empfiehlt es sich in jedem Fall, Einspruch zu erheben. Diesen Ratschlag gibt nicht jeder Steuerberater, es kann sich für Sie aber durchaus lohnen, zunächst einmal zu widersprechen. Achten Sie hierbei darauf, die Widerspruchsfrist von einem Monat nicht verstreichen zu lassen.

Auswandern und der Betriebsprüfung gänzlich entkommen

Nicht wenige Unternehmer wünschen sich, ihr Unternehmen erfolgreich führen zu können, ohne sich dabei Sorgen um eine digitale Betriebsprüfung machen oder um hierfür Ressourcen bereitstellen zu müssen.

In vielen Ländern gibt es weder die Betriebsprüfung noch die digitale Betriebsprüfung. Spielen Sie mit dem Gedanken auszuwandern, können Sie bei der richtigen Wahl des neuen Wohn- und Unternehmensstandorts sowohl Steuern sparen als auch der Betriebsprüfung entkommen.

Für eine Beratung zum Auslandswohnsitz oder zu Ihrem Auslandsunternehmen stehen wir Ihnen gern jederzeit bereit.  

Weitere Auslandsperspektiven für Sie:

Die Insel Sark - Steuern sparen und idyllisches Inselglück genießen

Investment und Vermögensschutz: Farbedelsteine als Geldanlage

Lebenstraum erfüllen und nach Griechenland auswandern

Türkei - nah an Europa und ein konkurrenzloser Standort

Dubai - sicheres, fortschrittliches Steuerparadies ohne Buchführungspflicht

Timestamps:

00:00:52 Digitale Betriebsprüfung - Begrüßung und Einleitung

00:01:54 - Worum geht es bei der digitalen Betriebsprüfung?

00:04:51 - Die neue Software AmadeusVerify

00:09:08 - Was kann die neue Betriebsprüfungs-Software?

00:13:24 - Kassensysteme mit elektronischer Schnittstelle

00:19:18 - Geht der Trend hin zu bargeldlosen Zahlungen?

00:21:12 - Schnellere Betriebsprüfungen als Ziel

00:22:43 - Wie oft müssen Unternehmer mit einer Betriebsprüfung rechnen?

00:27:26 - Wie läuft eine Betriebsprüfung ab?

00:29:48 - Ist der Prüfungszeitraum erweiterbar?

00:30:38 - Welche Regelungen gibt es zu den Zugriffsmöglichkeiten des Betriebsprüfers?

00:37:54 - Darf der Betriebsprüfer Mitarbeiter befragen?

00:40:03 - Ziehen sich Betriebsprüfungen lange hin?

00:42:18 - Betriebsprüfungen als lukrative Einnahmequelle für den Staat?

00:44:50 - Gegen Schätzungen Einspruch einlegen

00:45:45 - Top-Tipps für Unternehmer

Mitschrift zum Podcast Perspektive Ausland Episode 103: Digitale Betriebsprüfung: Das müssen Sie dazu wissen!

Im Gespräch mit Daniel Taborek und Sebastian Sauerborn

Sebastian: Betriebsprüfer, wenn man so die Artikel im Internet liest, bringen dem Staat wahnsinnig viel Geld ein. Jüngste Statistiken sagen, 17 Milliarden bringen Betriebsprüfer ein, davon den größten Teil, 12 Milliarden, von größeren Unternehmen, den Rest eben von kleineren Unternehmen. Da liegt der Verdacht nahe, dass im Grunde Betriebsprüfer dazu verwendet werden, tatsächlich auch Unternehmen zu melken und seine Einnahmen als eine lukrative Einnahmequelle zu nutzen, denen sich ja der Unternehmer letztlich nicht entziehen kann.

Perspektive Ausland: Perspektive Ausland, der Podcast für Unternehmer und Freiberufler, die es ins Ausland zieht. Egal ob Steuerplanung, Auslandsfirmengründung oder Lifestyle-Fragen, hier geht es jede Woche zur Sache. Und hier sind deine Gastgeber Daniel Taborek und Sebastian Sauerborn.

00:00:52 Digitale Betriebsprüfung - Begrüßung und Einleitung

Sebastian: Willkommen bei dieser Folge von Perspektive Ausland. Heute wollen wir mal sozusagen den Tisch umdrehen, denn heute werde ich das Vergnügen haben, hier ein Interview zu führen und ich werde den Daniel zum Thema Betriebsprüfungen interviewen, denn der Daniel hat damit sehr viel Erfahrung. Er hat viele Jahre in diesem Bereich gearbeitet. Und Daniel, um vielleicht unseren Zuschauern und Zuhörern ein bisschen Kontext zu vermitteln: Erzähl doch mal, was deine Erfahrung im Bereich Betriebsprüfungen genau beinhaltet hat.

Daniel: Also vielleicht zuerst, ich bin selbst natürlich kein Betriebsprüfer gewesen.

Sebastian: Dann wärst du ja auf der "dark" Seite.

Daniel: Genau. Also, ich habe durchaus viele Jahre gearbeitet, zuerst in Deutschland, dann später in der Schweiz oder von der Schweiz aus für viele KMU in Deutschland, die von einer erweiterten Gesetzgebung, nämlich von der sogenannten GDPdU oder dann heute von GoBD betroffen sind.

00:01:54 - Worum geht es bei der digitalen Betriebsprüfung?

Daniel: Da geht es einfach darum, Betriebe vorzubereiten auf neue Rechte, die das Finanzamt oder der Betriebsprüfer bei einer Betriebsprüfung hat, nämlich heute im digitalen Zeitalter. Das heißt, alle Unternehmen, die Software einsetzen zur Verarbeitung oder zur Erzeugung steuerrelevanter Daten, das klingt jetzt schon fast wieder Gesetzesdeutsch, müssen bestimmte Anforderungen erfüllen. Es geht dabei einfach darum, den Steuerpflichtigen und den Betriebsprüfer ein bisschen auf Augenhöhe zu bringen. Das heißt, wenn man überlegt, vor einigen Jahrzehnten begann man mit EDV in Unternehmen zu arbeiten, Rechnungen zu schreiben, Buchhaltung auf EDV umzustellen und der Betriebsprüfer kam aber immer noch mit Zettel und Stift. Und dafür gibt es eben in Deutschland eine ganze Menge erweiterte Gesetzgebung, die die Abgabenordnung in den Paragraphen 146 und 147 detailliert beschrieben und ergänzt hat, um einfach zu sagen, jetzt im digitalen Zeitalter, was darf der Steuerpflichtige, was darf der Betriebsprüfer. Und übrigens muss ich jetzt sagen, ich habe mich relativ viel mit dieser Gesetzgebung beschäftigt, sie ist nicht nur schlecht, sondern eigentlich haben wir, ich war damals im IT-Unternehmen tätig, sogar gefreut, weil sie nämlich jetzt plötzlich dem Steuerpflichtigen oder eben dem Unternehmer ermöglicht, zum Beispiel Papier wegzuwerfen.

Das ist eine ganz tolle Regelung. Wenn man überlegt, es gab das Zeitalter, wo man Papier auf digitale Anwendung umgestellt hat und dann haben die Unternehmen angefangen, einfach beides aufzuheben. Das heißt, jede einzelne Rechnung, jede Buchung elektronisch gehabt, aber parallel alles noch auf Papier. Und die neue Gesetzgebung macht also zwei Dinge: Auf der einen Seite erweitert sie die Befugnisse oder regelt die Befugnisse des Prüfers bei einer Prüfung oder die Zugriffsmöglichkeiten des Finanzamts. Auf der anderen Seite ermöglicht sie aber eben dem Unternehmen, Papier wegzuwerfen, wenn man sich an ein bestimmtes Rahmenwerk hält. So, und das war mein Job. Du hast ja gefragt, was hab ich da so gemacht, also wir haben Unternehmen geholfen, auf der einen Seite die gesetzlichen Erfordernisse umzusetzen, auf der anderen Seite aber auch zu wissen, wenn jetzt mal der Betriebsprüfer kommt, was darf der denn alles und was muss ich dem eigentlich geben, damit ich den Betriebsprüfer auch nicht aus Versehen so viel gebe, denn der Betriebsprüfer hat ja das Recht, Zufallsfunde zum Nachteil des Steuerpflichtigen, den er antrifft, zu verwenden.

Das heißt, wenn du ihm jetzt zu viel gibst, bei Papier ist es so, da gibst du ihm einfach die Ordner und die Zettel von den Jahren, die er prüft, aber wenn er jetzt plötzlich auch in der digitalen Welt prüfen darf, kann das sein, er findet Dinge, von denen die du lieber nicht willst, dass er sie sieht, zum Beispiel E-Mails und so weiter und sofort. Da galt es, die Unternehmer, zuerst die Geschäftsleitung, dann noch die Fachabteilung zu belehren, wie können sie dort eigentlich dem Unwesen oder Wesen des Betriebsprüfers auch bestimmte Rahmen setzen.

00:04:51 - Die neue Software AmadeusVerify

Sebastian: Sehr interessant. Wir kommen nachher noch auf viele Details zu sprechen. Warum wir dieses Gespräch heute führen, ist letztlich der Anlass, dass es eine neue Software seitens des Finanzamtes gibt. Du hast eben die Rechte des Betriebsprüfers beschrieben und dass er immer mehr darf und jetzt darf er wieder mehr. Sprich doch mal kurz etwas zu dieser neuen Software und vor allen Dingen, wenn davon betroffen ist.

Daniel: Also die neue Software heißt AmadeusVerify. Die Software, die sie bisher auch noch einsetzen oder im Prinzip seit 2002 einsetzen, heißt übrigens IDEA. Darüber müssen wir nachher auch noch sprechen, kommt vom kanadischen Rechnungshof übrigens, die haben die ursprünglich mal entwickelt, aber jetzt reden wir über eine ganz spezielle Software, AmadeusVerify. Sie wird ganz speziell zur sogenannten Kassennachschau verwendet. Also es gibt ja verschiedene Betriebsprüfungsarten generell, die ganz normale Betriebsprüfung, die kennen viele, und dann gibt es eben auch noch die Mehrwertsteuer-Nachschau und es gibt die Kassennachschau. Da geht es in erster Linie um die Bargeldverwendung. Und da ist es also so, dass seit 2023, seit 1.1. eigentlich nur noch spezielle zertifizierte Kassensysteme eingesetzt werden dürfen.

Sebastian: Und wir reden jetzt von Bereichen wie zum Beispiel Restaurants oder so.

Daniel: Zum Bereich wie Restaurants vielleicht, dass wir auch noch mal sagen, wovon wir nicht reden, also noch nicht, vielleicht ein einfacher kleiner Friseurmeister oder ein kleiner Schrauber, der Autos repariert, ist momentan noch nicht von dieser neuen Gesetzgebung betroffen…

Sebastian: … obwohl er Bargeld, möglicherweise eine Barkasse hat.

Daniel: Genau, also momentan zielt eben mehr auf größere Gesellschaften, große Unternehmen, zum Beispiel ein großes Restaurant oder Restaurantketten hin, wo natürlich auch entsprechende Bargeldmengen bewegt werden können. Manche sagen, es ist eine erweiterte Maßnahme, um generell vielleicht auch Bargeldbenutzung unattraktiv zu machen. Ich sehe das jetzt persönlich nicht so, man hat einfach festgestellt, übrigens auch schon mit der alten Prüfungssoftware, dass überall dort, wo viel Bargeld bewegt wird, übrigens gehört auch eine große Eisdiele dazu, dass dort eben der Steuerpflichtige, weil er eben so viel Bargeld bewegt, auch leicht dazu geneigt ist, mal ganz salopp gesagt, mit zwei Portemonnaies zu kassieren, eines in der linken Hosentasche, eines in der rechten Hosentasche.

Und die alte Software war da schon relativ clever. Die IDEA-Software, die ich schon ganz kurz erwähnt habe, da hat man noch keinen Zugriff direkt auf die Kassensysteme gehabt, aber man hat sich beispielsweise vom Steuerpflichtigen, nehmen wir mal eine Eisdiele, die Umsätze der 12 Monate reingeladen. Wir kommen nachher noch dazu, wieso der Betriebsprüfer das überhaupt darf und wie das überhaupt geht, aber jedenfalls kommt er mit seinem Notebook, lässt sich die kompletten Buchhaltungsdaten geben und ist mit der alten Software, schon mit der IDEA-Software in der Lage gewesen, sich jetzt die Daten vom Deutschen Wetterdienst runterladen und sozusagen das Wetter, also die Anstiege, es wird warm, es wird kalt, mit den Umsatzanstiegen und -abflachungen zu vergleichen und hat dann plötzlich gesehen, Moment mal, also hier gab es eine Woche, da war es 10 Grad wärmer, es hat auch nie geregnet, eigentlich hätte dann dieser Eisdielenbesitzer viel mehr verkaufen müssen, aber er hat weniger verkauft.

Da liegt doch die Vermutung nahe, dass da mit zwei Portemonnaies gearbeitet worden ist, einfach Bargeld unterschlagen worden ist. Durchaus eigentlich aus meiner Sicht auch ein legitimes Ansehen, denn letztendlich soll alles mit rechten Dingen zugehen. Aber interessant ist eben, dass der Betriebsprüfer mit Software, also mit elektronischen Mitteln, das jetzt machen kann, relativ schnell, mit ganz, ganz wenig Aufwand. Er kann noch ganz andere Sachen machen, abgesehen davon. Und jetzt würde er zum Beispiel sehen, ok, der war zwei Wochen im Krankenhaus, also fragt er dann den Steuerpflichtigen, oder er hat Betriebsferien gehabt, dann ist das OK, aber wenn da im Prinzip voller Geschäftsbetrieb war, dann stimmt was nicht. Und dann geht er halt rein in die Tiefe, guckt sich zum Beispiel in dem Fall noch die Materialeinkäufe an, also wie viel Material wurde eingekauft und so weiter und sofort und ist dann durchaus in der Lage, im Verdachtsfall Umsatz zu schätzen. Übrigens nicht nur für diesen einen Monat und auch nicht nur für dieses eine Jahr.

00:09:08 - Was kann die neue Betriebsprüfungs-Software?

Sebastian: Das war schon die alte Software. Was kann jetzt die neue Software? Das klingt ja schon alles ziemlich beängstigend. Was kann die neue Software?

Daniel: Beängstigend, aber da muss man auch einfach mal sagen, ist halt up-to-date. Also der Betriebsprüfer wird im Rahmen dieser erweiterten Gesetzgebung der Abgabenordnung Paragraph 146, 147 oder eigentlich der Detaillierung dieser beiden Paragraphen einfach auf Augenhöhe des Steuerpflichtigen gebracht. Das ist der Sinn und um trotzdem noch ein Beispiel aus der alten Welt zu sagen, einfach die Awareness auch von den Zuhörern zu schaffen: Im Prinzip war es ja früher so, also ich hab jetzt meine Rechnung erzeugt, ausgedruckt mit dem Computer und habe das in meinen Ordner abgelegt und der Betriebsprüfer hat sich eben diesen Ordner angesehen. Ganz früher, ich weiß nicht, ob du dich erinnerst, ich kann mich da noch entsinnen, habe ich meine erste Rechnung noch mit der Schreibmaschine geschrieben als kleiner Jungunternehmer und ich hatte auch noch Stempel, sowas gibt es heute gar nicht. Da hat man die Rechnung geschrieben, gestempelt, die unterschrieben. Also eine Rechnung sah wirklich aus wie eine Rechnung. Wenn du heute eine Rechnung mit dem Computer ausdruckst oder mitunter drucken sich ja Kunden heute ihre Rechnung selbst aus als PDF, dann sieht das einfach aus wie ein Schwarz-Weiß-Zettel. Führer hat man sich Firmen-Kopfbögen gedruckt, da hat man sich Briefbögen gedruckt und man hat das Logo vielleicht auch alle alle 2, 3, 4 Jahre geändert. Jetzt war es eigentlich fast unmöglich, Rechnungen nochmal nachträglich zu ändern, wenn jetzt der Betriebsprüfer kam, vielleicht 5, 6 Jahre später, dann hattest du ein anderes Logo alles war anders, da kannst du eigentlich nicht mehr schnell noch etwas produzieren. Heute ist es so, du weißt, der Betriebsprüfer kommt nächste Woche, dann gehst du nochmal schnell alles durch und irgendwie fehlt ein Vertrag zum Beispiel.

Sebastian: Da kannst du nochmal mit Photoshop rangehen.

Daniel: Zum Beispiel. Das ist eigentlich der Grund, weshalb es dazu geführt hat, dass man auch diese Gesetzeserweiterung geschaffen hat. Dann hat man dem Betriebsprüfer vielleicht schnell noch ein paar Tage vorher erzeugt, der Betriebsprüfer kam früher und hat einen Vertrag von vor 5 Jahren gesehen und gesagt, oh, der riecht ja noch nach Ozon. Also er wusste ganz genau, der ist eigentlich gestern ausgedruckt worden. Also ich habe mit vielen Unternehmern Gespräche geführt und die haben dann erzählt, ja wir haben das dann auch so gemacht, dass wir schnell noch etwas ausgedruckt haben und noch schnell geschrieben haben, was wir nicht hatten und er wollte das bestimmt sehen, übrigens auch teilweise im Verlauf einer Betriebsprüfung. Da kommt der Betriebsprüfer dann und sagt, er hätte gern nochmal zu dieser Rechnung einen Auftrag und ich hätte gern die Bestellung dazu, wie auch immer, und da sagt man dann, habe ich das oder haben ich das nicht? Und dann wurde eben oftmals noch schnell was gemacht. Also ich habe das selbst bei Mandanten erlebt und dann habe ich auch erlebt, wie das gemacht wird. Dann wird das gelocht, wird in den Ordner reingetan, ein bisschen rumgewackelt, damit die Löcher schön ausgebeult aussehen. Der Betriebsprüfer sieht eigentlich und weiß, ich werde hier beschissen und hat aber eben keine richtige Handhabe gehabt, war, wie man immer so schön sagt, nicht auf Augenhöhe mit dem Steuerpflichtigen. Das hat sich jetzt geändert. Und interessant ist, das muss man nochmal sagen, man gibt dem Steuerpflichtigen was, nämlich zum Beispiel das Recht, unter bestimmten Prämissen, das ist auch in der neuen Ordnung jetzt geregelt, zum Beispiel darf ich mit dem IPhone jetzt meine Reisekostenbelege fotografieren und kann meine Quittung wegwerfen. Das ist also auch eine immense Erleichterung für den Steuerpflichtigen, dass also ganz klar geregelt ist, das Foto von der Quittung zum Beispiel muss der Betriebsprüfer akzeptieren. Übrigens war auch die Frage, darf ich das im Ausland machen oder darf ich das nur im Inland machen? Das ist ganz klar geregelt. Ich darf also auch, wenn ich im Ausland bin, eine ausländische Reisekostenquittung fotografieren, das wird akzeptiert. Das gibt man dem Steuerpflichtige. Auf der anderen Seite, will natürlich der Steuerprüfer auch etwas. Jetzt zurück zur Regelung: Was ist also mit der Kassenprüfungssoftware gemacht worden, mit dem AmadeusVerify?

Sebastian: Das ist brandneu, das AmadeusVerify.

Daniel: Das ist brandneu.

00:13:24 - Kassensysteme mit elektronischer Schnittstelle

Daniel: Es ist neu, dass es seit diesem Jahr eingesetzt werden darf. Da geht es darum, dass Kassensysteme über eine elektronische Schnittstelle, den Bargeldeinsatz, also die Bargeldbewegungen des Tages, tagesaktuell eigentlich melden müssen.

Sebastian: Ans Finanzamt.

Daniel: Man darf nicht mehr akkumulieren, also es geht jetzt nicht mehr, dass man sagt, ich akkumuliere jetzt alles und mache die Kassenabrechnung einmal pro Woche, sondern im Prinzip ist es so, dass jede einzelne Transaktion im sogenannten TAR-File, so heißt dieses Dateiformat, im Prinzip an das Finanzamt gemeldet wird.

Es gibt also jetzt in der Kasse gespeicherte Daten. Es gibt elektronisch übertragene Daten und es gibt noch ein drittes Merkmal, und zwar auf dem Bon ist ersichtlich, ob in dem Moment, als diese Quittung ausgedruckt worden ist vom Kassensystem, diese Online-Schnittstelle zum Finanzamt stand. Du kannst in Zukunft mal drauf achten, wenn du in Deutschland irgendwo im Restaurant oder irgendwo bist und eine Quittung kriegst, da steht möglicherweise drauf TSE ausgefallen. Ausfallen kann es einfach dann, wenn wirklich mal ein technisches Problem wäre, zum Beispiel die Internetverbindung nicht funktioniert, aber eben auch, wenn der Steuerpflichtige den Stecker zieht. Das ist, was passieren kann. Und die Praxis bei der Betriebsprüfung sieht jetzt in der in der Tat so aus, dass die Betriebsprüfer, es muss sich einfach zeigen, machen sie es nur in Verdachtsfällen vielleicht bei Steuerpflichtigen, die früher schonmal auffällig geworden sind, machen sie generell ab einer bestimmten Umsatzhöhe, also da fehlen jetzt auch, weil es ja in diesem Jahr erst losgeht, die Erfahrungsfälle, aber sie gehen da hin und machen Testbesuche. Das heißt, der Betriebsprüfer geht jetzt mit seiner Freundin, seiner Ehefrau oder mit einem Freund ins Restaurant und isst was.

Daniel: Der ist nicht angezogen wie ein Betriebsprüfer und er sagt natürlich auch nicht, übrigens, ich bin der Betriebsprüfer, ich habe in meinem Computer gesehen, dass ich in 3, 4 Monaten zur Betriebsprüfung komme, ich wollte schonmal gucken, wie bei Ihnen das Essen schmeckt, sondern der kommt einfach mal so vorbei, isst und ich guckt mal auf die Quittung. Dann macht er einen Vermerk, also diese Quittung vom Restaurantbesuch kommt jetzt in die Akte des Steuerpflichtigen mit dem Vermerk, wann wer da gegessen hat. Und dann gibt es noch einen Folgetermin, also es geht nochmal ein anderer Betriebsprüfer hin mit seiner Freundin oder Frau. Das habe ich noch vergessen, natürlich gehen sie sehr gerne an irgendwelchen Tagen, an denen wirklich viel läuft, also nicht unbedingt an einem Tag, wo sowieso tote Hose ist im Restaurant, in der Hoffnung, wir wollen jetzt niemandem etwas unterstellen, aber im Prinzip schon in der Absicht festzustellen, könnte da vielleicht ein Vermerk sein auf der Quittung, TSE ist ausgefallen. Dann würde das natürlich ebenfalls mit einem Aktenvermerk in die Akte des Steuerpflichtigen gelegt und dann gibt es einen dritten Besuch, vielleicht einen vierten Besuch, wenn man bei den ersten beiden eine einwandfreie Quittung hat und trotzdem sagt, irgendwas stimmt bei dem Steuerpflichtigen nicht. Und dann geht man hin und sagt: Betriebsprüfung, mein Ausweis. Ich mache jetzt hier eine Betriebsprüfung bei Ihnen. Sie müssen mir jetzt die Möglichkeit geben, mich an Ihre Kasse anzuschließen und mir die Daten runterzuladen. Das ist ebenfalls geregelt in den Grundsätzen, in den GoBD.

Sebastian: Also ohne Vorwarnung?

Daniel: Ohne Vorwarnung, der ist da. Und ebenfalls meistens wieder an einem Tag, wo richtig die Bude brummt, wo man dann vielleicht auch als Steuerpflichtiger gehemmt ist, da groß irgendwas zu machen. OK, machen Sie mal. Man hat übrigens als Steuerpflichtiger auch keine Möglichkeit, dagegen Einspruch einzulegen. Also im Prinzip muss man den da machen lassen. Dafür ist die Schnittstelle ja da, dafür hat man ja auch so eine Kasse angeschafft. Man weiß, dass die Daten sowieso zum Finanzamt übertragen werden. Also warum sollte man denen jetzt nicht die Möglichkeit geben, die Daten auszulesen? Und das Ziel, jetzt diese Daten in diese Amadeus-Software einzulesen, ist natürlich zu überprüfen, was an dem Tag passiert ist, wo wir eine Quittung hatten, wo draufstand TSE ist ausgefallen. Also ganz speziell solche Tage. Vielleicht haben sie auch von anderen Hinweisgebern, vielleicht auch von Mitbewerbern, wie auch immer, von böswilligen Leuten, mal solch eine Quittung zugespielt bekommen, die dann Anlass einer Betriebsprüfung war und dann guckt man sich halt diese Tage ganz genau an und vergleicht das mit Referenzwerten, also an diesem Tag im Vergleich zu anderen Tagen war der Bargeldeingang höher oder niedriger oder eben erwartungsgemäß. Würde man jetzt feststellen, dass an einem oder mehreren Tagen, an denen TSE ausgefallenen auf den Bons steht, unüblich wenig Bargeld in den Büchern eingetragen ist, also offline und in der echten Buchhaltung, die man geführt hat, dann darf der Betriebsprüfer eben eine Schätzung, eine Umsatz-Nachschätzung machen, und zwar nicht nur für dieses eine Jahr.

Sebastian: Sondern für wie viele Jahre?

Daniel: Das kommt ganz drauf an. Also in dem Fall, wenn jetzt kein Steuerbetrug nachweisbar ist, also dass er mit Absicht wirklich versucht hat, die Steuer zu hinterziehen, dann könnte eine Schätzung für 3 oder 4 Jahre von Prüfungszeitraum machen. Aber in dem Fall, wenn jetzt auch noch Steuerhinterziehung als Delikt hinzukäme, also wenn es einen begründeten Verdachtsfall gibt, der sich auch erhärtet, kann er bis 10 Jahre rückwirkend letztendlich eine Nachschätzung vom Umsatz machen und die ist teilweise heftig.

00:19:18 - Geht der Trend hin zu bargeldlosen Zahlungen?

Sebastian: Grundsätzlich zu dem Beispiel, das du jetzt gerade berichtet hast: Also man sieht ja den Trend, zumindest zum Beispiel hier in UK auch in anderen Ländern, dass es zunehmend Unternehmen gibt, Restaurants, die jetzt bargeldlos operieren, wo du nur noch mit Karte bezahlen kannst. Wie siehst du in Deutschland jetzt vielleicht im Restaurant-Bereich diesen Trend?

Daniel: Man muss sagen, da gibt es immer zwei Seiten. Das eine ist der Kunde und das andere ist der Betreiber. Es gibt durchaus Betreiber von Restaurants und Shops, die einfach sagen, ich möchte gerne Bargeld, ich möchte keine elektronischen Zahlungen akzeptieren.

Sebastian: Aufgrund der Kosten?

Daniel: Warum auch immer. Das mag ganz andere Gründe haben, möglicherweise die Kosten, wobei hier natürlich sehr viele Payment-Provider mittlerweile Pauschalpreise anbieten. Die sagen einfach, für einen Betrag x pro Monat... Also die Payment-Kosten sind extrem nach unten gegangen. Normalerweise sollte das kein Argument mehr sein, bei vielen Fällen.

Sebastian: Und im Vergleich mit dem Ärger, den eine Betriebsprüfung jetzt neuerdings zusätzlich noch machen kann, würde man sich das vielleicht überlegen. Der Staat ist ja froh, wenn du elektronisch machst, weil dann ist ja sowieso alles. einsehbar. Das ist ganz klar. Ich frage mich jetzt gerade, sind solche Maßnahmen nicht vor allen Dingen implementiert worden, um weiter den Druck in Richtung bargeldlosen Zahlungsverkehr zu erhöhen?

Daniel: Das wird manchmal kolportiert, aber ich glaube das persönlich nicht. Letztendlich geht es wirklich darum, die Möglichkeiten, Steuern zu hinterziehen oder Steuern zu optimieren in Verbindung mit Zahlungsströmen einfach zu blockieren und zu verhindern und auf der anderen Seite die Prüfungsmöglichkeiten zu vereinfachen und natürlich auch zu beschleunigen.

00:21:12 - Schnellere Betriebsprüfungen als Ziel

Daniel: Also, ich erinnere mich an Fälle, an Mandanten, da habe ich auf dem Parkplatz Parkplätze gesehen, da stand von mir aus CEO und dann stand Hauptbuchhalter und daneben stand Betriebsprüfer. Das lag einfach daran, dass die Unternehmen so groß sind, dass da einfach fast 12 Monate im Jahr immer irgendeine Betriebsprüfung im Haus war. Also eine Betriebsprüfung dauert ja, ich sag mal beim kleinen Unternehmen vielleicht 3 bis 4 Tage, beim etwas größeren Unternehmen vielleicht 2 bis 3 Wochen, aber es gibt auch Unternehmer, da dauert eine einfache Betriebsprüfung schon mehrere Monate. Und dann kommt vielleicht nach der normalen Betriebsprüfung nochmal eine Nachprüfung. Und dann kommt noch eine Umsatzsteuer-Nachschau oder nochmal eine ganz andere Prüfung, gerade wenn man im Außenhandelsverkehr tätig ist und im Zollverkehr, da gibt es auch spezielle Prüfungen, die noch kommen können.

Da gibt es große Konzerne, da ist immer ein Betriebsprüfer im Haus und man will einfach diese Betriebsprüfungszeiträume drastisch verkürzen. Das ist natürlich weniger Belastung, jetzt muss ich auch für diese technischen Möglichkeiten sprechen, weniger Belastung auch für den Steuerpflichtigen selber, denn wir sind ja froh, wenn der Betriebsprüfer nach ein, zwei Tagen wieder raus ist, weil das bindet mir Personal, das bindet mir Zeit und dann könnte man sagen, wenn ich eigentlich meine Buchführung im Griff habe, wenn ich mich im Rahmen der steuerlichen Optimierungsmöglichkeiten bewege, die sowieso legal sind, dann soll er seine Software bringen, soll die elektronische Prüfung machen und ist dann wieder weg.

00:22:43 - Wie oft müssen Unternehmer mit einer Betriebsprüfung rechnen?

Sebastian: Ich habe mal im Kopf eine Statistik gemacht, die ist jetzt nicht wirklich empirisch, aber einer der wichtigsten Gründe, warum Mandanten Deutschland verlassen, ins Ausland umziehen, ist dieser Wunsch, nicht mehr diesen ganzen Ärger mit dem Finanzamt zu haben und damit wird vor allen Dingen auch das Thema Betriebsprüfungen gemeint, denn man muss ja wissen, in den meisten Ländern gibt es keine Betriebsprüfungen. Also zum Beispiel hier in UK, wo ich persönlich die Kanzlei habe seit 2006, habe ich noch keine einzige Betriebsprüfung erlebt, mit buchstäblich tausenden Mandanten. Jetzt muss ich relativieren, natürlich geht es Umsatzsteuer-Sonderprüfungen, laufend, erst letzte Woche wieder drei.

Aber da schickt man denen die Sachen per E-Mail zu, schickt denen die Kontoauszüge, schickt denen die Buchungen und die schauen sich das dann an. Und natürlich, wie es immer so ist bei der Umsatzsteuer, oftmals gibt es dann Dinge, die werden natürlich dann moniert, die müssen dann verbessert werden, die müssen korrigiert werden, oftmals einfach kleine Dinge natürlich, aber ansonsten kann eigentlich sagen, gibt es in UK keine Betriebsprüfung. Natürlich, wenn hier der Vorwurf im Raum steht, dass man hier systematisch Steuern hinterzogen hat oder anderweitig kriminell agiert hat, dann werden natürlich Prüfungen organisiert, aber routinemäßige Prüfungen gibt es keine, das Gleiche gilt in den USA oder in vielen anderen Ländern. Das ist ganz genau das gleiche. Interessanterweise, wen ich besonders aggressiv fand bei Betriebsprüfungen, da haben wir schonmal eine Podcast-Folge zu gemacht, sind die Iren. Also die sind mindestens genauso schlimm wie die Deutschen, aber wie gesagt, einer der wichtigsten Gründe ist natürlich für viele Deutschland zu verlassen, weil man sich diesem ganzen Ärger nicht mehr aussetzen will. Es gibt tatsächlich Leute, die zerreiben sich da am Finanzamt mehr oder weniger. Die haben dauernd Ärger mit dem Finanzamt und irgendwann wollen sie einfach nur noch weg. Jetzt gibt es ja viele bei unseren Zuhörern hier, die schon gestandene Unternehmer sind, die sind da auch gewissermaßen Leid geprüft, aber es gibt auch einige, die relativ neu sind oder die sich überlegen, erst ein Unternehmen zu gründen und die das Thema Betriebsprüfungen zwar, sag ich jetzt mal so, kennen und wissen, dass es eine solche Betriebsprüfung gibt, aber selbst nicht einschätzen können, wie oft diese passiert, was da genau passiert, wie kritisch das ist, was das für Folgen haben kann und so weiter und sofort. Du bist jemand, der in dem Bereich sehr viel Erfahrung hat. Erzähl uns doch mal, wenn ich jetzt ein Unternehmen gründe, heute, wann muss ich damit rechnen, dass die Betriebsprüfung kommt, wen betrifft das möglicherweise nicht, was passiert da, wie läuft sowas ab?

Daniel: Das ist eine gute Frage. Im Jahr 2020 beispielsweise hat es in Deutschland 1,8 % der in Deutschland ansässigen Unternehmen getroffen. Das klingt natürlich extrem wenig, 1,8% der Unternehmen.

Sebastian: Da war doch auch die Pandemie, oder?

Daniel: Also, auf der anderen Seite ist es eben sehr abhängig davon, wie groß das Unternehmen ist. Also man sagt, so ein mittelgroßes Unternehmen trifft es eigentlich so alle 4 bis 6 Jahre. Größere Unternehmen oder prädestinierte Unternehmen trifft alle 3 bis 4 Jahre. Aber es gibt auch Unternehmen, die 20 Jahre Ruhe haben und bei denen erst nach 20 Jahren eine Prüfung kommt. Dann gibt es natürlich Unternehmen, die Verdachtsfälle sind, also wenn jetzt beispielsweise bei einem meiner Lieferanten oder bei einem meiner Kunden Auffälligkeiten gefunden werden und die stehen im Zusammenhang mit einer Rechnung von mir, mit Verträgen von mir, dann macht sich der Betriebsprüfer in diesem Unternehmen eine Kopie beziehungsweise es kann jetzt gar nicht unbedingt mich selbst betreffen, aber vielleicht hat er den Eindruck, dieser Mann dort hat mit dem Produkt oder mit dem Vertrag, mit der Leistung von mir irgendwas in seiner Buchhaltung nicht richtig gemacht. Wir wollen uns das mal bei dem Lieferanten, wir wollen uns das mal bei dem Kunden angucken. Also sprich, ich kann dort völlig unbeabsichtigt und unschuldig betroffen sein. Nehmen wir mal an, ich wäre im 20-Jahres-Raster, da kann ich plötzlich, nach drei bis vier Jahren eine Betriebsprüfung haben. Das kann einfach passieren. Damit muss ich rechnen. Aber ansonsten sollte man mit 4 bis 6 Jahren rechnen. Meldet sich dann mal der Betriebsprüfer beim bei einer mittleren mittelgroßen GmbH oder einer Gesellschaft, jetzt nicht unbedingt beim Friseurmeister vielleicht, außer solche Unternehmen, die prädestiniert für Steuerhinterziehung sind, also wo sehr viel Bargeld fließt.

Sebastian: Also wiederum Bargeld als großes Problem.

Daniel: Dort wo Möglichkeiten sind und es relativ einfach ist, Steuern zu hinterziehen. Diese Branchen sind natürlich einfach häufiger im Fokus.

00:27:26 - Wie läuft eine Betriebsprüfung ab?

Sebastian: OK, also das heißt, sagen wir mal, alle 4 bis 6 Jahre. Wie läuft sowas ab? Meldet er sich vorher an und sagt, ich komme nächste Woche, ich komme in einem Monat oder wie kurzfristig ist sowas?

Daniel: Viele unserer Zuschauer und Zuhörer, die schon eine Betriebsführung hatten, die werden wahrscheinlich sagen, da können wir eigentlich weiterspulen, wir wissen das. Aber trotzdem, für den einen oder anderen ist das vielleicht interessant. Es kommt seit einigen Jahren interessanterweise in der Tat ein Formular. Es kommt eine Ankündigung der Betriebsprüfung und es kommt auch ein Formular, das ich ausfüllen muss, wo ich unter anderem die Software, die ich zur Verarbeitung oder zum Erzeugen steuerrelevanter Daten verwende, angeben muss. Mit Versionsnummer, mit Update und so weiter und sofort. Was durchaus auch in einigen Fällen, nicht in allen, dazu führen könnte, dass man Betriebsprüfer schickt in das Unternehmen, die sich auch mit diesen Softwarelösungen auskennen könnten.

Also das muss ich durchaus sagen, damit der Betriebsprüfer vielleicht auch in etwa abschätzen kann, übrigens auch, wenn ich Software gewechselt habe, ist das ersichtlich, also nehmen wir mal an, ich habe einen Prüfungszeitraum von 3 Jahren. 3 oder 4 Jahre ist meistens der Prüfungszeitraum und ich habe jetzt in den ersten 2 Jahren diese Software für meine Finanzbuchhaltung eingesetzt, aber dann in den nächsten zwei Jahren eine andere Finanzbuchhaltungssoftware eingesetzt, dann müsste ich beide Finanzbuchhaltungssoftware-Systeme angeben. Und ich muss eben auch angeben, welche Zugriffsmöglichkeiten ich bieten kann. Also kann ich beispielsweise für diese Software, für dieses System dem Betriebsprüfer Datensätze überlassen. Das ist natürlich für alle neuen Software-Systeme sowieso Usus, das macht jedes Software-System mittlerweile.

Aber damals, als es angefangen hat im Jahr 2002, gab es durchaus noch einige Leute, wir haben uns auch darüber unterhalten, du kommst ja auch ursprünglich aus der Welt der AS400, also viele alte, uralte IBM-Softwarelösungen konnten das im Jahr 2002 nicht oder sie konnten irgendwo alle Daten zur Verfügung stellen, aber man ist als Steuerpflichtiger natürlich dazu geneigt, dem Finanzbeamten wirklich nur das zu geben, nur Zugriff auf diese Daten zu geben, die er wirklich sehen darf und nicht aus Versehen noch mehr Daten zu zeigen, die er gar nicht braucht.

00:29:48 - Ist der Prüfungszeitraum erweiterbar?

Sebastian: Da sind wir schon beim nächsten Thema. Also ich stelle mir das so vor, der Betriebsprüfer kommt also zu mir in den Betrieb und selbst wenn ich nichts zu verbergen habe, alles ist korrekt gemacht, davon gehe ich jetzt mal aus, vielleicht gibt es den einen oder anderen Fehler, einfach aus menschlichem Versagen, aber grundsätzlich ist alles korrekt gemacht, ich will ja dennoch also keine schlafenden Hunde wecken. Ich will ja zum Beispiel nicht, dass der Betriebsrat irgendwelche Sachen findet, ihr mit dem eigentlichen Prüfungszeitraum nichts zu tun haben oder sagt, das sieht interessant aus, könnte ich auch dieses oder jenes Jahr und diese oder jene Sache prüfen.

Daniel: Also, da muss ich sagen, also er kann den Prüfungszeitraum nicht einfach erweitern. Also in dem Fall, wenn er einen Prüfungsauftrag hat für eine bestimmte Anzahl von Jahren, kann er jetzt nicht adhoc entscheiden, ich prüfe einfach noch 2 Jahre mehr. Also das passiert nicht, aber er könnte sich zumindest Vermerke machen, Dokumente rausziehen und sich das vornehmen zu tun.

00:30:38 - Welche Regelungen gibt es zu den Zugriffsmöglichkeiten des Betriebsprüfers?

Sebastian: So, jetzt kann man sich vorstellen, der eine oder andere, der das das erste Mal macht, ist vielleicht ein bisschen nervös und ist vielleicht geneigt dazu, auch überbehilflich zu sein. Es gibt ja beim Staat oftmals die Haltung, dass man jetzt versucht zu viele zu geben und zu helfen und so weiter und sofort. Was muss ich jetzt tun als Unternehmer, um zu sagen, ich will natürlich hier voll gesetzeskonform agieren, ich will dem alle Informationen geben, die ich geben muss, aber eben nicht mehr. Bietet die Software verschiedene Zugriffs-Level? An was muss ich da halten, an welche Regeln?

Daniel: Generell ist so, dass der Betriebsprüfer drei verschiedene Zugriffsarten hat. Das ist das sogenannte unmittelbarer Zugriff. Inzwischen haben das viele gelernt und viele wissen, dass das so ist. Aber das war schon ein Lernprozess für die Unternehmen, dass sie einfach akzeptieren mussten, der Betriebsprüfer hat jetzt per se per Gesetz das Recht, sich an meine Software zu setzen. Also der Betriebsführer kann durchaus verlangen, ich möchte mich an die Buchhaltungssoftware setzen. Ich weiß auch, wie das geht. Keine Logik.

Ich kümmere mich selbst, sagt er. Er kann einen Arbeitsplatz verlangen mit Zugriff auf die Daten der prüfungsrelevanten Zeit. Und jetzt ist eben wichtig, dass ich also Unternehmer in der Lage bin, in meiner Software dem Prüfer einen User einzurichten, der eben auch wirklich nur ihm Zugriffsmöglichkeiten gibt auf den Prüfungszeitraum und nur auf die Dokumente und die Daten, die er verlangt.

Sebastian: Denn ansonsten könnte er irgendwas anderes finden.

Daniel: Das war der erste Punkt. Viele denken jetzt zum Beispiel und sagen, sind immer ganz schockiert gewesen, wenn wir sie beraten haben und gesagt haben, übrigens, wenn er verlangt, sich an dein Outlook, an deine Email-Software zu setzen, kannst du erstmal auch verneinen, du kannst aber dafür sorgen, und das müsstest du dann auch dokumentiert haben in deiner sogenannten Verfahrens Dokumentation. Das habe ich vorher noch gar nicht erwähnt, das also im Prinzip auch ein Betriebsprüfer verlangen kann, die sogenannten Verfahrens-Dokumentation zu sehen. Das ist ein Dokument, was jedes Unternehmen mittlerweile haben muss, wo es dokumentiert, für alle steuerrelevanten Prozesse im Unternehmen, wie laufen die ab und wo wird wann welche Software eingesetzt.

Und wenn jetzt zum Beispiel festgelegt und dokumentiert ist, dass E-Mails, die einen Bezug zu irgendeiner Anbahnung, Abwicklung oder Rückgängigmachung eines Geschäftsvorfalls haben, in irgendeiner Art und Weise separiert gespeichert werden, dann muss ich nicht Zugriff geben auf mein persönliches Outlook. Wenn Sie zum Beispiel aber so wäre, dass alle Vertrieblichen und alle Emails, die zur Anbahnung einer Bestellung oder zur Abwicklung eines Auftrags in meinem persönlichen E-Mail-Account wären und gemischt mit allen anderen, mit aller anderen Korrespondenz und ich habe das nie getrennt und ich habe keine andere Möglichkeit, auf E-Mails zuzugreifen, dann hätte der Betriebsprüfer das Recht, sich an mein Outlook zu setzen.

Sebastian: Und das gilt letztlich für alle Systeme, also auch, wenn ich Salesforce habe oder irgend etwas anderes, was relevant wäre, alles, was auf dem Computer drauf ist, darf der Betriebsprüfer nutzen. Wenn ich das irgendwie steuern will, dann muss ich dafür sorgen, dass nur die Betriebsprüfung betrifft, ansonsten kann er alles anschauen.

Daniel: Ich wiederhole nochmal die Definition: Alle Dokumente in Papier oder elektronischer Form, die zur Anbahnung, Abwicklung oder Rückgängigmachung irgendeines Geschäftsprozesses mit steuerlichem Bezug. dienen und führen, dafür muss ich dem Betriebsprüfer Zugriffsrechte, Zugriffsmöglichkeiten einräumen und idealerweise separiere ich das eben. Das war jetzt der erste Punkt. Du hast ja gesagt, was mache ich am besten, was bin ich verpflichtet zu tun? Das zweite ist, der Betriebsprüfer hat das sogenannte 2-Z-Zugriffsrecht, das heißt, er hat das Recht, sich sogenannten mittelbaren Zugang zu den steuerrelevanten Systemen oder zu den Daten, mit denen steuerrelevanter Daten verarbeitet und erzeugt werden, das heißt, ich habe jetzt zum Beispiel SAP Business One oder ich hab ein DATEV-Buchhaltungssystem oder was auch immer und er kann jetzt verlangen, ich möchte jetzt gerne morgen mal ein paar Dinge suchen und mir anschauen im System, ich brauche einen Mitarbeiter, der sich mit dem System auskennt und dann setzt er sich daneben und sagt: "Suchen Sie mir bitte mal folgende fünf Rechnungen raus. Zeigen Sie mir die bitte im System, ich möchte die sehen oder drucken Sie sie mir jetzt aus. Man muss eben auch sehen, dass durch die Erweiterung der Paragraphen 146 und 147 der Abgabenordnung was ganz Geniales gemacht worden ist. Also ich bin selber als IT-affiner Mensch davon begeistert von dieser Neuerung zum Nutzen des Unternehmers. Nämlich dass, wenn ich mit irgendeiner EDV Papierdokumente erzeuge oder wenn ich mit irgendeiner Lösung, wie zum Beispiel mit dem Scanner ein Papierdokument, was ich von einem anderen Geschäftspartner, vom Kunden oder Lieferanten bekomme, wenn ich das einscanne und damit jetzt ein TIFF oder eine PDF Datei erzeuge, dann, man höre und staune, für mich ist es eigentlich alter Kaffee, aber für manche ist es vielleicht noch interessant und neu, dann tritt diese TIFF Datei oder diese PDF Datei an die Stelle des Originals. Und nicht mehr die Original-Rechnung auf Briefkopf, vielleicht sogar noch mit Stempel, von meinem Lieferanten ist das Original. Jetzt ist plötzlich diese digitalisierte Datei das Original.

Und jetzt muss ich die Sorgfaltspflichten, die ich eigentlich mit Papierdokumenten hätte, ich habe ja Sorgfaltspflichten als Steuerpflichtiger, indem ich das zum Beispiel aufbewahre, indem ich vor absichtlichem oder unabsichtlichem Vernichten schütze, eine bestimmte Aufbewahrungszeit, das muss ich jetzt plötzlich mit der elektronischen Datei machen. Und es gibt natürlich genauso wie in der Papierwelt, wo man Manipulation an einem Papierdokument vielleicht erkennen kann, also wenn ich da irgendwas durchstreiche, würde ich das ja bei einem Papierdokument sehen. Genauso gibt es eben auch bestimmte Verfahren, die man einsetzen muss, um das Manipulieren von elektronischen Dateien zu verhindern oder mindestens nachvollziehbar zu machen. Und deswegen hat der Betriebsprüfer eben das Recht, sich selber an die Software zu setzen oder sich selber auch geführt mit einem Mitarbeiter an die Software zu setzen, um nachzuprüfen, wurde denn an diesem Dokument vielleicht mal was gemacht? Gibt es mehrere Versionen von dem Dokument und so weiter und sofort, wie ist denn das eingerichtet, wird das benutzt und so weiter und sofort. Diese Möglichkeiten hat der Betriebsprüfer und die letzte Möglichkeit, die er hat, und ich bin verpflichtet als Steuerpflichtiger, ihm auch dieses Verlangen zu ermöglichen, ist dass er einfach sagt, ich hätte gerne aus dieser Software alle steuerrelevanten Daten meines Prüfungszeitraums auf dieser Festplatte auf diesem USB-Stick, damit er sie in seiner Software weiterverarbeitet prüfen kann.

00:37:54 - Darf der Betriebsprüfer Mitarbeiter befragen?

Sebastian: Interessant. Jetzt haben wir ja von Systemen gesprochen und von verschiedenen Zugriffslevels, die es auf den Systemen gibt. Darf der Betriebsprüfer jetzt zum Beispiel auch Mitarbeiter befragen, darf der sagen, komm jetzt mal hier mit mir in das Zimmer rein, wir machen die Tür zu und jetzt will ich dich mal fragen, wie ist der Chef so, macht der Chef irgendwelche Bemerkungen oder ist sowas nicht zulässig?

Daniel: Nein, normalerweise ist es auch so, dass man dem Betriebsprüfer einen Raum gibt, in dem er alleine sitzt. Man stellt ihm da einen Tisch, einen Arbeitsplatz zur Verfügung und dann lässt man ihn dort arbeiten.

Er hat natürlich ein Recht auf einen Ansprechpartner, definitiv. Also man muss natürlich, übrigens auch bei dem Formular teilweise schon, das im Vorfeld geschickt wird, eventuell nötige Ansprechpartner benennen, die notwendig sind, um zum Beispiel diese Daten auszulesen aus dem System. Natürlich hat er das Recht, mit diesen Leuten zu sprechen, die man dann benennt als Kontaktperson. Der Unternehmer entscheidet über den Support, den der Betriebsprüfer im Rahmen einer Betriebsprüfung braucht, darüber entscheidet der Geschäftsführer, der Unternehmer oder wer auch immer dafür beauftragt ist für die Betriebsprüfungs-Betreuung. Der entscheidet, welche kompetenten Mitarbeiter stehen dem Betriebsprüfer zur Verfügung, wenn er sie denn braucht. Aber der Betriebsprüfer hat nicht das Recht, beliebig irgendwelche Mitarbeiter, die er in dem Unternehmen findet anzusprechen und sie zu irgendwelchen Dinge zu befragen. Allerdings, das muss man wiederum sagen, hat ein Betriebsprüfer hinsichtlich der Dinge, die er zufällig erzählt bekäme oder Dokumente, die er zufällig im Rahmen seiner Prüfung antrifft, die nicht den Prüfungszeitraum betreffen, kein Verwertungsverbot. Also wenn er zum Beispiel in einer Kantine mit Mitarbeitern zusammen sitzen, Essen und Kaffee trinken würde, und die würden ihm da irgendwas erzählen, dann ist ihm erlaubt, eben Dinge, die er da erfährt, sich zu notieren, daraus bestimmte Schlüsse zu ziehen und möglicherweise erfolgt dann eben nochmal eine andere Prüfung eines anderen Prüfungszeitraums.

00:40:03 - Ziehen sich Betriebsprüfungen lange hin?

Sebastian: Wir hören jetzt immer wieder von Mandanten von Betriebsprüfungen, dass sie sich auch bei kleineren Unternehmen zum Teil sehr lange hinziehen können, vielleicht nicht die Vor-Ort-Anwesenheit, aber die ganze Nacharbeit, die da gemacht wird, bis die Prüfung tatsächlich abgeschlossen ist und so weiter und sofort. Mit was muss ich da rechnen?

Daniel: Da kenne ich beide Fälle. Also ich kenne sowohl Fälle, die ganz schnell zu Ende sind, als auch Fälle, die sich lange hinziehen. In einigen Fällen mag das daran liegen, dass der Betriebsprüfer jetzt zum Beispiel beim Steuerpflichtigen a) Dinge gefunden hat, wo er sagt, das würde ich gerne mal wissen, wie das bei dem Lieferanten, von dem die Rechnung kommt oder bei dem Kunden, an den die Rechnung gestellt worden ist, wie es dort in der Buchhaltung ist. Guck mal nach, okay, da ist halt in 6 Monaten die Betriebsprüfung. Solange lassen wir das erstmal liegen, denn wir wollen mal gegenchecken. Also solche Fälle könnte es durchaus geben, wenn jetzt noch Rückfragen an andere Kollegen oder das Warten auf andere Betriebsprüfungen, Folgeprüfungen bei verketteten Unternehmen erfolgen. Wir hatten auch einen Fall, den hat uns einer unserer Podcast-Gäste erzählt vor einigen Monaten, dass ein Betriebsprüfer sich bei ihm zu Hause treffen wollte, also er ist mal zu ihm nach Hause gekommen, wollte ihn besuchen, den Unternehmer und kam da so rein und sagte, das ist aber nett, eine sehr interessante Smart-Home-Anlage, die Sie hier eingesetzt haben. Die wollte ich mir auch mal bestellen für meine Wohnung. Haben Sie Version sowieso oder Version sowieso? Und was ist dann letztendlich passiert? Also irgendwann kam es dann zu einer Betriebsprüfung des Unternehmens dieser Privatperson. Also diese Privatperson hat natürlich auch ein Unternehmen gehabt. Und der Betriebsprüfer hat ganz gezielt, das war eine der ersten Sachen, geprüft, ob denn zufällig in der Buchhaltung des Unternehmens die Anschaffung dieser Smart-Home-Anlage für die Privatwohnung des Unternehmers als Geschäftsausgabe in den Büchern gewesen ist. Das sind so typische Fälle, die natürlich passieren können und er hat eben kein Verwertungsverbot, also bei diesem Hausbesuch, den er da gemacht hat, was er da sieht, kann er natürlich auch in seinem Kopf speichern und kann das dann Monate später bei einer Betriebsprüfung verwenden.

00:42:18 - Betriebsprüfungen als lukrative Einnahmequelle für den Staat?

Sebastian: Betriebsprüfer, wenn man Artikel im Internet liest, bringen dem Staat wahnsinnig viel Geld ein. Jüngste Statistiken sagen, 17 Milliarden bringen Betriebsprüfer ein, davon den größten Teil, 12 Milliarden, eigentlich von größeren Unternehmen, den Rest eben von kleineren Unternehmen. Da liegt der Verdacht nahe, dass im Grunde Betriebsprüfer dazu verwendet werden, auch Unternehmen zu melken und das als lukrative Einnahmequelle zu nutzen, denen sich ja der Unternehmer letztlich nicht entziehen kann. Teilst du diese Meinung?

Daniel: Also ich habe natürlich diese Frage mehrfach Mitarbeitern des Bundesfinanzministeriums gestellt, bei bestimmten Tagungen, die man da besucht hat, gerade wenn es um Schulungen ging zu diesen Gesetzgebungen und zur Anwendung desselben. Und du kannst dir wahrscheinlich denken, wie diese Frage immer wieder beantwortet wurde.

Sebastian: Sie verneinen.

Daniel: Nein, es gibt keine Quote. Nein, wir setzen unsere Betriebsprüfer nicht unter Druck, ähnlich wie ein Verkäuferteam sozusagen, irgendeine Sales Company, die vielleicht auch ein wöchentliches Scoring macht, weil er da mehr verkauft oder weniger verkauft. Ich weiß es nicht, es liegt natürlich mitunter die Vermutung nahe, dass trotzdem ein gewisser Erfolgsdruck da ist beziehungsweise dass natürlich auch der Betriebsprüfer, der gerade letzte Woche, und das ist eine Sache, die ich also auch wirklich schon selber erlebt habe, dass ein Betriebsprüfer, der letzte Woche oder letzten Monat beim großen Konzernen bei einer Nachprüfung, die er durchgeführt hat, was weiß ich, eine Steuernachzahlungen in Millionenhöhe oder andersrum, sagen wir mal so, dessen Betriebsprüfung zu einer Steuernachzahlung in Millionenhöhe geführt hat, beim Kunden in der nächsten Woche etwas mehr relaxed ist.

Das sind also Beobachtungen, die ich selber jetzt vielleicht auch nachvollziehen kann, oder ich selbst erlebt habe. Aber letztendlich, ich würde sagen, worum geht es? Es geht ja nicht darum, Geld zu erwirtschaften, was ein Steuerpflichtiger nicht sowieso hätte bezahlen müssen. Es geht eigentlich immer nur darum, dass Steuern gezahlt werden sollen, die sowieso gezahlt werden müssen.

Sebastian: Na klar, aber du hattest ja vorhin zum Beispiel angesprochen, werden hier zum Beispiel Ungereimtheiten oder Unregelmäßigkeiten entdeckt, dann kann er schätzen für die letzten 10 Jahre, was da möglicherweise an Steueraufkommen verloren gegangen ist.

00:44:50 - Gegen Schätzungen Einspruch einlegen

Daniel: Und da wäre vielleicht die interessantere Frage dazu, wenn es zu einer Schätzung kommt, welche Möglichkeiten hat denn jetzt der Steuerpflichtige, dagegen Einspruch einzulegen? Das ist eigentlich viel interessanter und hier ist eine Erfahrung, die wir manchmal gemacht haben, dass Steuerberater manchmal, nicht alle, aber wir haben es manchmal gesehen, die dann sehen, es kommt eine Schätzung von einem Betriebsprüfer wegen so ein 1, 2, 3 Dingen, die er gefunden hat, rechne das mal hoch und schätzt mal und dann haben wir Steuerberater erlebt, die dann sagen, ich empfehle einfach mal, akzeptiert das. Akzeptiert das und du bist die Sache los. Und generell würde ich sagen, also wenn ich nichts absichtlich verbockt habe, wenn ich nur Fehler gemacht habe, ich sollte immer innerhalb von einem Monat Einspruch einlegen, also immer wenn es zu einer Nachschätzung kommt, dann habe ich immer die Möglichkeit, ich muss darauf achten, dass das innerhalb von einem Monat ist, gegen diese Schätzung Einspruch einzulegen. Das ist ganz, ganz wichtig aus meiner Sicht.

00:45:45 - Top-Tipps für Unternehmer

Sebastian: Genau. Und zum Schluss vielleicht, das ist es hier der perfekte Übergang, den du gemacht hast: Was sind deine Top-Tipps, außer den Einspruch einzulegen gegen eine Steuerschätzung? Was sind deine Top-Tipps für Unternehmer, außer ins Ausland umzuziehen, wenn es um die Betriebsprüfung geht?

Daniel: Ich muss natürlich sagen dass meine Beratungsansätze, was jetzt Mandanten betrifft, ja immer sich an Kunden gerichtet haben, die in Deutschland ansässig waren, florierende Unternehmen in Deutschland hatten und vorhatten, noch möglichst lange in Deutschland zu bleiben. Und dort war mein Ansatz immer zu sagen, ärgere dich nicht über diese gesetzlichen Regelungen, über die vielen Möglichkeiten, die der Betriebsprüfer jetzt hat, sondern schau auf die Vorteile für dein Unternehmen, weil zum Beispiel, ich hatte es schon erwähnt, dass jetzt die Möglichkeit besteht, einfach zum Beispiel Reisekostenbelege, selbst wenn sie im Ausland anfallen, mit dem Handy zu fotografieren, oder die Möglichkeit, die ich jetzt habe, Papierdokumente wegzuwerfen, nutze das, um extrem Kosten zu sparen im Unternehmen und es sind extreme Kosteneinsparmöglichkeiten im Rahmen dieser Gesetzgebung auch enthalten. Also fokussier dich auf die positiven Dinge, nutzt die für dein Unternehmen, mach deinen Laden effizient, es ist total gut geregelt jetzt, wie man neue, moderne Software einsetzen kann im Unternehmen dafür.
Und sorgt dafür, das ist aus meiner Sicht ganz wichtig, dass der Betriebsprüfer dieser 1,2,3 Zugriffsarten hat und nie mehr sieht, als er sehen darf. Das ist eigentlich das wichtigste, eben weil er Zufallsfunde verwerten darf, also sorgt dafür, dass er schnell wieder weg ist, der Betriebsprüfer. Es gibt natürlich noch ein paar andere, Geheimtipps kann man das gar nicht nennen, das hat was mit der IDEA-Software zu tun. Also die IDEA-Software, die Betriebsprüfer einsetzen, die hatte damals schon bereits im Jahr 2002, also ein paar Jahre später haben sie schon über 200 Prüfungs-Makros gehabt. Das heißt, die haben zwar die Software vom kanadischen Rechnungshof gekauft, aber man kann durch Makros das an die Bedürfnisse der jeweiligen Betriebsprüfer selbst in bestimmten Branchen, in die sie halt in die Prüfung reingehen, anpassen.

Und das ist einfach so, dass Betriebsprüfer alles das, was sie üblicherweise durch harte Arbeit beim Durchwühlen von Papierbelegen hin und wieder gefunden haben, das können Sie einfach in ihre Prüfungs-Makros hinterlegen, laden diese Daten ein und er findet das. Zum Beispiel sowas wie ein Geschenk. Stell dir vor, du hast in deine Buchhaltung irgendwas eingebucht und hast mal irgendjemandem was geschenkt und da hat Buchhaltung einfach reingeschrieben 200€ Geschenk. Ehefrau oder Kinder oder Auslandsurlaub, was weiß ich.

Wenn die Firmenkarte im Auslandsurlaub in der Türkei eingesetzt worden ist und da steht halt drin, Türkeiurlaub Essen gehen mit der Frau oder so was. Man glaubt es kaum, aber sowas kommt halt vor in einem großen Land wie Deutschland. Und sowas findet natürlich diese Prüfungssoftware IDEA innerhalb von Sekunden. Also deswegen ist es auch wichtig, eine gewisse Awareness zu haben, was schreibe ich beispielsweise in den Kommentaren zu meinen Buchungssätzen, denn die Kommentare der Buchungssätze landen letztendlich in der Software. Dort einfach Klarheit zu schaffen im eigenen Unternehmen, einfach zu wissen, es ist ganz, ganz wichtig für den Unternehmer, er muss wissen, jeder Geschäftsführer aus meiner Sicht sollte wissen, welche Daten welcher meiner Software Produkte landen letztendlich, weil ich sie ihm geben muss, auf dem Laptop, auf dem Notebook des Betriebsprüfers. So, und das einfach zu wissen, ist ja schon mal eine gewisse Hilfe, um sich dort innerhalb von gewissen Rahmenbedingungen sicher zu bewegen. Das wäre mein Tipp.

Sebastian: Vielen Dank. Damit sind wir hier auch schon am Ende. Wenn du sagst, also auf diesen ganzen Mist hab ich keine Lust. Wie gesagt, es gibt viele Länder, in denen es keine Betriebsprüfung gibt, dann bist du dafür prädestiniert, ins Ausland umzuziehen, ein Unternehmen im Ausland aufzubauen und nicht bitte in Deutschland. Allen anderen sage ich, viel Glück und hört auf die Tipps vom Daniel, der kennt sich aus. Bei weiteren Fragen könnt ihr euch gerne hier direkt an uns wenden. Kontaktdetails, E-Mail-Adresse usw. steht alles in den Shownotes drin. Vielen Dank, Daniel.

Daniel: Es war mir eine Freude, wie immer. Bis zur nächsten Folge von Perspektive Ausland, der Podcast für alle Unternehmer, die es ins Ausland zieht. Übrigens, wenn ihr keines unserer interessanten Videos mehr verpassen wollt, dann klickt doch jetzt gleich auf den Abonnieren-Button und auf die Glocke. Auch über Kommentare, Fragen oder einen Daumen hoch freuen wir uns sehr.

Perspektive Ausland: Bist du Unternehmer, Freiberufler oder Investor? Zieht es dich schon lange ins Ausland? Mach heute den ersten konkreten Schritt in eine Zukunft mit mehr Geld und mehr Freiheit. Buche ein Beratungsgespräch mit Sebastian und seinen Kollegen! Unsere Kanzlei unterstützt Mandanten wie dich dabei, deine Steuerlast legal zu reduzieren, Vermögen aufzubauen und zu schützen und deine persönliche Freiheit zu maximieren. Profitiere jetzt von unserem Fachwissen und unserem Netzwerk, gehe zu mandatierung.com und werde Mandant unserer Kanzlei.